Amikor egy családi cégben megjelenik a generációváltás és változik a vezetés, a cég környezete figyelni kezd. A munkatársak, ügyfelek, beszállítók, bankok és külső partnerek azt akarják érteni, ki dönt a vezetőváltás után, ki viszi tovább az ügyeket, milyen szerepben marad jelen a szenior generáció, és mennyire marad kiszámítható a cég működése.

Az utódlási tervben ezért - jobbára többlépcsős - kommunikációs tervet kell kialakítani a családon kívüli érintettek felé. Ide tartoznak a munkatársak, kulcsemberek, vezetők, ügyfelek, beszállítók, bankok, finanszírozók, stratégiai partnerek, szakmai szervezetek és azok a külső szereplők, akiknek a bizalma a cég működéséhez fontos. Ők elsősorban a folytonosságot, az új döntési rendet és a következő időszak kiszámíthatóságát keresik.

A munkatársaknak világos vezetői képet kell kapniuk

A belső szervezet felé az utódlás kommunikációjának első feladata a tulajdonosi vezetői helyzet tisztázása. A munkatársaknak és kulcsembereknek tudniuk kell, kik a döntéshozók tulajdonosi szinten és ki az első számú operatív vezető, milyen döntési jogköre van, milyen ügyekben dönt önállóan, milyen kérdésekben marad tulajdonosi jóváhagyás, és milyen szerepet kap a szenior generáció az átadás után.

Ez különösen fontos azoknál a családi cégeknél, ahol az alapító hosszú időn át személyesen tartotta kézben az ügyfeleket, az árakat, a pénzt, a munkatársakat és a napi döntéseket. Ilyenkor a szervezet új viszonyítási pontot keres. Az alapító nyilvános támogatása, az utód következetes helyzetbe hozása, a közös ügyfél- és munkatársi átadások, valamint az operatív kérdések új vezetőhöz irányítása mind az új vezetői rend hitelességét építik.

A belső kommunikációhoz külön üzenet kell a vezetői csapatnak és külön a szélesebb munkatársi körnek is. A vezetőknek részletesebben kell látniuk a döntési jogokat, beszámolási rendet, teljesítményelvárásokat és saját szerepüket az átmenetben. A munkatársaknak világos, legfőképpen biztonságra, valamint nyugodt és következetes üzenetre van szükségük: ki vezeti a céget, mi marad folytonos, milyen változások várhatók, és kihez fordulhatnak kérdésekkel.

Ez a téma szorosan kapcsolódik a vezetői utódlás és szervezeti átalakítások kérdéséhez.

A külső partnereknek folytonosságot és döntési biztonságot kell látniuk

A családi cég külső partnerei saját kockázataik felől figyelik az utódlást. Az ügyfelek a megszokott minőség, kiszolgálás, rugalmasság és üzleti hozzáállás folytonosságát keresik. A beszállítók azt figyelik, ki tárgyal, ki vállal - fizetési - kötelezettséget, ki dönt árakról, feltételekről és hosszabb távú együttműködésről. A bankok és finanszírozók a kontrollt, vezetői stabilitást, pénzügyi fegyelmet, a hosszú távú gondolkodás képességét és kockázatkezelés stílusát figyelik.

A külső kommunikáció konkrét üzleti helyzetek kezelését is jelenti: kiemelt partnerek, fontos beszállítók és finanszírozók esetében személyes átadási beszélgetésekre, akár hosszabb folyamatra van szükség a hitelesség felépítéséhez és a bizalom kialakításához A szenior vezető bemutathatja az utódot, jelezheti a felhatalmazását, megnevezheti saját jövőbeni szerepét, és megerősítheti, hogy a cég alapvető üzleti elvei, megbízhatósága és felelősségvállalása tovább élnek. Az utódnak ugyanebben a helyzetben már saját hangon kell beszélnie: mit visz tovább, milyen ügyekben dönt, milyen kapcsolatot akar építeni, és hogyan lesz elérhető a partner számára.

A banki, pénzügyi és stratégiai partnerek felé a kommunikációnak szárazabb, tényalapon nyugvó folyamatra van szüksége. Itt a vezetői szerep, tulajdonosi kontroll, beszámolási rend, döntési küszöbök és pénzügyi fegyelem mutatja meg, hogy az átadás irányított folyamat.

Ez a kérdés kapcsolódik a tulajdonosi kontroll generációváltáskor témájához.

A kommunikáció időzítése és szereposztása külön döntés

Az utódlás kommunikációját időzíteni kell és a kommunikációs folyamatot több legtöbbször szakaszra is kell bontani. Más üzenet való, más időzítéssel a vezetői csapatnak, más a teljes szervezetnek, más a kulcsügyfeleknek, más a banknak és más a piacnak. Itt a kulcsfontosságú belső és küldő érintetteket kell első körben bizalmasan bevonni - az ő esetleges negatív reakciójuk esetén ugyanis módosulhat a végleges terv, amelyet majd a legkülsőbb nyilvánosság felé kommunikál a család. A családnak nagy érzékenységgel kell megterveznie, hogy, mikor történik a belső bejelentés, kiket kell előzetesen bevonni, mely partnerekkel kell személyesen egyeztetni, és milyen sorrendben válik láthatóvá az új vezetői rend.

A szereposztás legalább olyan fontos, mint az időzítés. Egy erős átadási kommunikációban a szenior generáció hitelesíti az átadást és a saját visszavonulását. Az utód ekkor döntési joggal rendelkező jövőbeni vezetőként jelenik meg és egyértelműnek kell lennie, hogy az új vezető mögött világos családi és tulajdonosi támogatás áll.

A kommunikációban a szereplőknek ugyanazt az alapüzenetet kell képviselniük: a vezetői átadás irányított, a cég működése folytonos, az új vezető felhatalmazása valós, a szenior szerepe tisztázott, a tulajdonosi kontroll pedig továbbra is rendezetten működik. Ha ezt a munkatársak, kulcsemberek, ügyfelek, beszállítók és finanszírozók is értik, akkor a generációváltás a cég környezetében is kiszámítható átmenetként jelenik meg.

Ez a gondolat a családi irányítási rendszer átmenete című utódlási terv fejezethez is kapcsolódik.

Mit rögzítsen az utódlási kommunikációs terv?

Az utódlási kommunikációs tervben szerepeljen tehát, hogy kiket kell tájékoztatni az átadásról, milyen sorrendben, milyen üzenetekkel és milyen szereposztásban. Külön kell kezelni a vezetői csapatot, a kulcsembereket, a szélesebb munkatársi kört, a kulcsügyfeleket, a stratégiai beszállítókat, a bankokat és a finanszírozókat. Az érintettek körnél rögzíteni kell, mit kell tudniuk az új vezető felhatalmazásáról, a szenior generáció jövőbeni szerepéről, a döntési jogkörökről és a működés folytonosságáról.

A tervnek azt is meg kell mutatnia, mely helyzetekben beszél a szenior generáció, mikor lép előre az utód, hol jelennek meg együtt, és mely kérdéseket kell már az új vezetőnek megválaszolnia. Ez teszi a kommunikációt következetessé a cég környezetében és végső soron hozzájárul az utódlási terv megvalósulásához.