A külső (nem családtag) ügyvezető sok családi cégben érzékeny téma. Az alapító gyakran családtagban gondolkodik, a következő generáció pedig sokszor maga is érzi, hogy a cég vezetése természetes módon hozzá kapcsolódhatna. A családi irányításról kialakult képben az operatív vezetés és a családi tulajdon sokáig egy személyben vagy egy szűk családi körben találkozik.

Generációváltáskor azonban előfordulhat, hogy a legjobb megoldás egy családon kívüli ügyvezető vagy professzionális menedzsment bevonása. Ez különösen ott merül fel, ahol a következő generáció más pályán mozog, tulajdonosként szeretne jelen lenni, de operatív vezetőként más életutat választ; ahol a cég következő szakasza olyan vezetői tapasztalatot igényel, amely házon belül még kialakulóban van; vagy ahol a vállalat mérete, piaci helyzete, finanszírozása és szervezeti komplexitása már más típusú vezetést kíván.

A vezetői szerepek átmenete családi cégekben című írásban arról volt szó, hogy a vezetői utódlás nem pusztán ügyvezetői kinevezés. Külső ügyvezető esetén ez még erősebben látszik: a család tulajdonosként marad a rendszer középpontjában, miközben az operatív vezetést professzionális vezetői szerepbe adja.

A családi irányítás tulajdonosi szerepből is működhet

A családi irányítás lényege nem feltétlenül az, hogy családtag ül az ügyvezetői székben. A lényeg az, hogy a család világos tulajdonosi szándékkal, hosszú távú gondolkodással, értékrendi kerettel és megfelelő döntési fórumokkal irányítja a cég jövőjét.

A külső ügyvezető ebben a rendszerben a vállalat operatív és vezetői működéséért felel. A család tulajdonosként meghatározza a hosszú távú irányt, kijelöli az elvárt értékrendet, dönt a nagyobb tulajdonosi kérdésekről, figyeli a teljesítményt, és biztosítja, hogy a vállalat a család által vállalható keretek között fejlődjön. Ez más szerep, mint a napi vezetés, de stratégiailag legalább ilyen fontos.

Ez a különbségtétel közvetlenül kapcsolódik a tulajdonosi kontroll generációváltáskor témájához. A család akkor tud külső ügyvezető mellett is erős maradni, ha tulajdonosként pontosan érti a saját jogait, felelősségeit, információs igényét és döntési szerepét.

A külső ügyvezető világos mandátumot igényel

A külső ügyvezető sikerének egyik alapfeltétele a pontos mandátum. A családnak előre meg kell fogalmaznia, milyen feladatra hív vezetőt: növekedésre, stabilizálásra, szervezetépítésre, professzionalizálásra, válságból való kilépésre, utódgeneráció melletti átmeneti vezetésre vagy hosszabb távú családi tulajdonosi modell működtetésére.

A mandátumhoz döntési jogok is tartoznak. A külső ügyvezetőnek tudnia kell, milyen kérdésekben dönthet önállóan, milyen ügyekben kér tulajdonosi jóváhagyást, milyen jelentési rend szerint dolgozik, ki értékeli a teljesítményét, és milyen határok között alakíthatja a vezetői csapatot. Ha ezek tiszták, a vezető működési teret kap, a család pedig átlátható kontrollt.

A jó mandátum védi a családot és a vezetőt is. A család nem sodródik bele napi operatív beleszólásba, a vezető pedig nem családi üzenetekből és alkalmi elvárásokból próbálja kitalálni, merre kell vinnie a céget.

A család értékrendje üzleti keretté válik

A külső ügyvezető akkor tud jól működni családi cégben, ha érti, hogy a vállalat több, mint pénzügyi egység. A cégben ott van az alapító története, a család neve, a régi munkatársak lojalitása, a vevőkkel kialakult bizalom, a telephelyhez, márkához, termékhez vagy szolgáltatáshoz kötődő családi identitás.

Ezért a családnak meg kell fogalmaznia, milyen értékeket vár el a vezetőtől. Milyen ügyfélkezelés fér bele? Milyen munkatársi kultúrát akar megőrizni? Milyen minőségi mérce fontos? Milyen növekedési tempó vállalható? Milyen helyzetben élvez elsőbbséget a hosszú távú családi tulajdonosi érdek a rövid távú eredménnyel szemben?

Ez a pont természetesen kapcsolódik ahhoz, hogy mit tartalmaz egy családi alkotmány. A családi alkotmányban megfogalmazott értékrend, tulajdonosi alapelvek, családtagok szerepére vonatkozó szabályok és döntési fórumok segíthetnek abban, hogy a külső ügyvezető is értse, milyen családi keretben vezeti a céget.

A vezető kiválasztása családi és üzleti döntés egyszerre

Külső ügyvezető választásakor a szakmai alkalmasság alapfeltétel. Üzleti ítélőképesség, pénzügyi fegyelem, vezetői tapasztalat, emberek irányítása, stratégiai gondolkodás és iparági értés nélkül a szerep gyorsan üressé válik.

Családi cégben azonban további képességekre is szükség van. A külső vezetőnek együtt kell tudnia dolgozni tulajdonos családdal, érzékelnie kell a családi kultúrát, tisztelnie kell az alapító életművét, értenie kell az aktív és külső pályán mozgó családtagok közötti különbséget, és képesnek kell lennie egyszerre képviselni a vállalat szakmai érdekeit és a család hosszú távú tulajdonosi szándékát.

A legjobb külső ügyvezető nem családi alkalmazott és nem saját birodalmat építő menedzser. Professzionális vezető, aki világos tulajdonosi mandátummal dolgozik, és érti, hogy egy családi cégben a teljesítmény, értékrend, lojalitás és hosszú távú vagyonépítés egyszerre számít.

A családtag utód szerepe külső vezető mellett is megmaradhat

Külső ügyvezető bevonása gyakran segíti az utódgeneráció felkészülését. A junior családtag vagy átvevő családtag tanulhat egy erős professzionális vezetőtől, miközben fokozatosan építi saját tulajdonosi, vezetői vagy board-szerepét. Ez különösen hasznos lehet ott, ahol a családtag még fejlődési úton van, vagy ahol a cég következő szakasza nagyobb szakmai vezetői tapasztalatot kíván.

A külső ügyvezető ilyenkor átmeneti vagy tartós támasz is lehet. Segíthet szervezetet építeni, vezetői rendszert kialakítani, jelentési rendet bevezetni, kulcsembereket fejleszteni, és közben olyan működési teret teremteni, amelyben a következő generáció már rendezettebb céghez kapcsolódik.

Ez szorosan összefügg az utódgeneráció felkészítése témájával. A következő generáció sokszor akkor fejlődik a legjobban, ha családtagként, tulajdonosként és vezetőjelöltként is lát professzionális mintát maga előtt.

A tulajdonosi fórum tartja kézben a kapcsolatot

Külső ügyvezető mellett különösen fontos a tulajdonosi fórum. A családnak kell egy hely, ahol stratégiai irányról, pénzügyi teljesítményről, osztalékról, beruházásról, vezetői értékelésről, kockázatokról és családi elvárásokról tulajdonosi minőségben beszél.

Ez a fórum adja meg a vezető és a tulajdonos család közötti hivatalos kapcsolat ritmusát. Itt lehet áttekinteni a teljesítményt, tisztázni a következő időszak prioritásait, kezelni a nagyobb döntéseket, és biztosítani, hogy a külső ügyvezető a család által elfogadott stratégiai keretben dolgozzon.

Az irányítási fórumok generációváltás idején című írásban ezért kapott külön hangsúlyt a családi, tulajdonosi és vezetői fórumok szétválasztása. Külső ügyvezető mellett ez a különbségtétel még látványosabb: a család tulajdonosi fórumon irányít, a vezetői fórum a napi működést kezeli, a családi fórum pedig a család és a cég kapcsolatát tartja rendben.

A családi alkotmány tisztább működési környezetet adhat

A külső ügyvezető számára nagy segítség, ha a család saját belső működési keretei is rendezettek. Ha világos, ki beszél a család nevében, milyen kérdésben dönt a tulajdonosi fórum, hogyan kapcsolódhatnak családtagok a céghez, milyen információs jogok vannak, és hogyan kezelik a családi konfliktusokat, akkor a vezető könnyebben tud szakmai szerepben maradni.

Itt válik gyakorlativá a családi alkotmány mint lelkiismereti megállapodás szerepe. Egy családi alkotmány jellegű dokumentum vagy közös szabályrendszer segíthet abban, hogy a külső ügyvezető ne személyes családi alkuk, eltérő családtagi elvárások és informális üzenetek között dolgozzon, hanem lássa a család által elfogadott működési alapokat. Ez a családnak is érdeke. Minél tisztább a család saját belső működése, annál könnyebb erős, professzionális vezetőt bevonni és megtartani.

A külső ügyvezető teljesítményét mérni kell

A külső ügyvezetővel való együttműködés akkor stabil, ha a család előre meghatározza a teljesítmény mércéit. Ezek között lehet árbevétel, nyereség, cash-flow, szervezeti fejlesztés, kulcsemberek megtartása, riportolás javítása, stratégiai projektek végrehajtása, utódgeneráció mentorálása vagy a cég formalizációs szintjének emelése.

A mérés mellett ritmusra is szükség van. Havi vagy negyedéves vezetői riport, tulajdonosi egyeztetés, éves stratégiai értékelés, board vagy tanácsadó testület előtti beszámoló mind segíthet abban, hogy a család ne benyomások, hanem követhető teljesítmény alapján ítélje meg a vezető munkáját.

A tiszta mérce bizalmat épít. A vezető tudja, mi alapján értékelik, a család pedig érti, hogyan halad a cég. Ez különösen fontos olyan átmeneti időszakban, amikor az alapító szerepe átalakul, a következő generáció tanul, és a vállalat közben továbbra is működési eredményt vár.

A külső vezetői modell stratégiai döntés

Külső ügyvezető bevonása akkor működik jól, ha a család stratégiai döntésként kezeli. Ennek része a közös jövőkép, a tulajdonosi kontroll, a vezetői mandátum, a mérési rendszer, a családi értékrend és az utódgeneráció szerepének tisztázása.

A családnak előre érdemes megneveznie, milyen időtávra hív külső vezetőt. Átmeneti professzionalizálásra, utódgeneráció melletti mentoráló vezetésre, tartós családi tulajdonosi modellre vagy növekedési szakasz levezénylésére? Más vezető kell mindegyikhez, és más tulajdonosi működés támogatja őket.

A külső ügyvezető így nem a családi irányítás feladása. Egy érettebb családi tulajdonosi működés egyik lehetséges formája.