A családi alkotmány tizenkettedik fejezete első ránézésre technikai résznek tűnhet. Mikor lép hatályba? Kik írják alá? Ki őrzi az aktuális verziót? Mikor kell felülvizsgálni? Hogyan lehet módosítani? Ezek valóban technikai kérdések. De nem csak azok.

Ez a fejezet arról szól, hogyan marad a családi alkotmány élő dokumentum. Vagyis hogyan válik a család közös működési rendszerének részévé, nem pedig egy egyszer elkészített, aláírt, majd elfelejtett irattá. Egy jó családi alkotmány nem attól működik, hogy egyszer szépen megfogalmazták. Attól működik, hogy a család időről időre visszatér hozzá, használja, tanul belőle, vitatkozik róla, és szükség esetén hozzáigazítja a saját valóságához.

A családi alkotmány egészének fejezeteiről ebben az áttekintő cikkben írok részletesebben: Mit tartalmaz egy családi alkotmány?. Ez a cikk már az első konkrét fejezetről szól: az alapvetésről.

Mikor lép hatályba?

A családi alkotmány hatálybalépése nem pusztán dátumkérdés. A dátum fontos, de önmagában kevés. A lényeg az, hogy a család mikortól tekinti a dokumentumot saját közös megállapodásának.

Ez lehet egy aláírási nap, egy családi fórumon történő elfogadás, vagy egy olyan közös döntési pont, amikor a család kimondja: innentől ez a dokumentum adja a családi cég körüli közös működés alapját. Érdemes tisztázni azt is, kik az aláírók, kikre vonatkozik a dokumentum, és milyen módon csatlakozhatnak hozzá később új családtagok vagy a következő generáció tagjai.

A családi alkotmányt nem elég elkészíteni. El is kell fogadni. És nemcsak formálisan, hanem belsőleg is. Ha a családtagok nem érzik magukénak, akkor a dokumentum legfeljebb szép szöveg marad.

Ki gondozza a családi alkotmányt?

Egy élő dokumentumnak gazdája van. Ez nem feltétlenül egyetlen személyt jelent, de valakinek vagy valamilyen családi fórumnak felelősséget kell vállalnia azért, hogy az alkotmány ne vesszen el a mindennapi működésben.

Ez lehet a családi fórum, egy családi tanács, egy kijelölt családtag, vagy egy kisebb munkacsoport. A feladat nem az, hogy önkényesen módosítsa a dokumentumot, hanem az, hogy napirenden tartsa, figyelje, mikor válik aktuálissá a felülvizsgálat, összegyűjtse a módosítási javaslatokat, és gondoskodjon arról, hogy mindig legyen egyértelmű, melyik az aktuális, érvényes verzió.

Ez különösen fontos több családi ág, több generáció vagy több tulajdonos esetén. Ha nincs gazdája a dokumentumnak, akkor idővel mindenki más verzióra, más emlékre vagy más értelmezésre fog hivatkozni.

Mikor kell felülvizsgálni?

A családi alkotmány akkor marad használható, ha a család időről időre újra előveszi. Érdemes előre rögzíteni, milyen gyakran történjen rendes felülvizsgálat: évente, kétévente vagy egy hosszabb, de előre meghatározott ciklusban.

Emellett vannak olyan események, amelyek után mindenképpen indokolt újra ránézni a dokumentumra. Ilyen lehet generációváltás, új családtag belépése a tulajdonosi körbe, házasság, válás, haláleset, öröklés, jelentős cégméret-növekedés, külső vezető bevonása, tulajdonosi szerkezet változása vagy egy komoly családi vagy céges válság.

A felülvizsgálat nem azt jelenti, hogy minden alkalommal újra kell írni az alkotmányt. Sokszor elég kimondani, hogy a korábbi megállapodások továbbra is érvényesek. Máskor viszont pontosítani kell egy-egy részt, mert a család vagy a cég időközben megváltozott.

Hogyan lehet módosítani?

A módosítás rendjét előre érdemes tisztázni. Ki kezdeményezhet módosítást? Milyen fórumon kell megvitatni? Kell-e előzetes írásos javaslat? Mennyi időt kapnak a családtagok a véleményezésre? Elég többségi döntés, vagy bizonyos kérdésekben egyhangúság kell? Ki vezeti át a módosításokat, és ki kapja meg az új verziót?

Ezek a kérdések elsőre adminisztratívnak tűnnek, pedig a dokumentum elfogadottságát védik. Ha a módosítás túl könnyű, a családi alkotmány elveszítheti a súlyát. Ha túl nehéz, akkor merevvé válik, és nem tud alkalmazkodni a valósághoz.

A jó módosítási rend nem bénítja meg a családot, de nem is engedi, hogy a közös megállapodás pillanatnyi indulatok, erőviszonyok vagy egyoldalú értelmezések alapján változzon.

Hogyan tanulja meg használni a következő generáció?

A családi alkotmány nemcsak azoknak szól, akik megírták. Szól azoknak is, akik később lépnek be a családi cég világába: fiatalabb családtagoknak, leendő tulajdonosoknak, esetleg házastársaknak vagy olyan családtagoknak, akik korábban nem vettek részt aktívan a közös ügyekben.

Ezért érdemes rögzíteni, hogyan ismeri meg a dokumentumot a következő generáció. Mikor kapják meg? Ki magyarázza el nekik? Milyen családi fórumon beszélnek róla? Van-e olyan életkor, szerep vagy tulajdonosi belépési pont, amikor az alkotmány tartalmát közösen át kell tekinteni?

A családi alkotmány akkor válik valódi irányítási eszközzé, ha nem csak az alapító generáció emlékeiben él, hanem a következő generáció is érti, miért született, mit akar védeni, és milyen közös működést vár el.

Néhány kezdő kérdés

Egy első körös közös gondolkodáshoz elég néhány egyszerű kérdés:

• Mikortól tekintjük érvényesnek a családi alkotmányt?

• Kik írják alá, és kikre vonatkozik?

• Hogyan csatlakozhat hozzá később új családtag vagy következő generációs családtag?

• Ki gondozza a dokumentum aktuális verzióját?

• Milyen gyakran vizsgáljuk felül?

• Milyen események után kell mindenképpen újra elővenni?

• Ki kezdeményezhet módosítást?

• Milyen döntési rend kell a módosításhoz?

• Hogyan ismeri meg a családi alkotmányt a következő generáció?

• Hol van az aktuális, érvényes verzió, és ki fér hozzá?

Ezekre nem kell bonyolult eljárásrendet írni. De jó, ha a család pontosan tudja, hogyan változhatnak a szabályok, hogyan marad használatban a családi alkotmány, ki felel érte, mikor kell visszatérni hozzá, és hogyan lehet rajta felelősen változtatni.