A családi tanács akkor válik hasznossá, ha világos, kik vesznek részt benne, milyen szerepben vannak jelen, hogyan kerülnek napirendre a témák, és mi történik az ott megfogalmazott családi álláspontokkal, azokat hogyan viszik tovább.

A családi tanács akkor tölti be a szerepét, ha a család elfogadja: ez az a fórum, ahol a családi oldalon felmerülő kérdések szervezetten, előkészítetten és átlátható módon kerülnek napirendre.

Előre elnézést kérek a sok „nem”-ért: a családi tanács nem lehet informális befolyási kör. Nem lehet az alapító meghosszabbított keze, nem lehet a legerősebb családtagok külön klubja, és nem lehet olyan fórum sem, ahol a család látszólag egyeztet, de valójában minden előre eldőlt. Ha így működik, akkor inkább rombolja a bizalmat, mint építi.

Kik legyenek a családi tanács tagjai?

Erre nincs minden családra érvényes válasz. Egy kisebb, első vagy második generációs családi cégben a családi tanács lehet 3–4 fős szűk csoport. Nagyobb családban, több családi ág vagy több generáció, és így nagyobb csoport esetén már tudatosabb képviseleti logikára van szükség.

Érdemes végiggondolni, hogy a családi tanácsban megjelenjenek-e a különböző családi ágak, generációk, aktív és nem aktív családtagok, illetve azok, akik tulajdonosként vagy jövőbeli tulajdonosként érintettek. Nem az a cél, hogy mindenki bent üljön a családi tanácsban. Az a cél, hogy a család fontos szempontjai ne maradjanak képviselet nélkül.

Külön kérdés, hogy bekerülhetnek-e házastársak, élettársak vagy beházasodott családtagok. Van család, ahol ez természetes. Van, ahol csak bizonyos témáknál indokolt. Ezt nem érdemes ösztönből eldönteni. A családnak ki kell mondania, hogy kit tekint érintettnek, ki kap információt, ki vehet részt egyeztetésen, és ki rendelkezik döntési vagy javaslattételi szereppel.

Főszabályként: mivel a családi közgyűlés tágabb körben szerepet játszik a családtagok bevonásában, a családi tanács szűkebb körű fórum. Elsősorban azoknak a családtagoknak a bevonását kívánja meg, akik a családi cég stratégiai és napi operatív működésében meghatározóbb szerepet töltenek be.

Képviselet vagy személyes alkalmasság?

A fentieken túl a családi tanács összetételénél egy további dimenzióban két szempontot kell egyszerre figyelembe venni. Az egyik a képviselet, a másik az alkalmasság.

A képviselet azért fontos, mert több családi ág, több testvér vagy több generáció esetén nem szerencsés, ha a családi tanács csak egyetlen ág vagy egyetlen erősebb szereplő nézőpontját viszi tovább. Ha ez történik, a testület gyorsan elveszíti a hitelességét.

Az alkalmasság azért fontos, mert a családi tanács nem pusztán reprezentatív szerep. Munkát jelent. Figyelmet, felkészülést, diszkréciót, szervezőkészséget, konfliktustűrést és felelősséget igényel. Nem biztos, hogy az a legalkalmasabb családtag, aki a leghangosabb, a legrégebb óta van jelen, vagy akinek a legnagyobb tulajdonrésze van.

A jó családi tanácsban a képviselet és az alkalmasság egyensúlyban van. A családnak nem elég azt kérdeznie, ki jogosult ott lenni. Azt is meg kell kérdeznie, ki tudja ezt a szerepet felelősen betölteni.

Ki vezesse a családi tanácsot?

A családi tanácsnak szüksége van vezetésre. Ez nem feltétlenül hatalmi pozíciót jelent, inkább szervező és kerettartó szerepet. Valakinek össze kell hívnia az üléseket, elő kell készítenie a napirendet, figyelnie kell az időkeretekre, össze kell foglalnia a döntéseket vagy javaslatokat, és gondoskodnia kell arról, hogy a témák ne vesszenek el.

Ezt a szerepet betöltheti családtag, de nem mindig a legdominánsabb családtag a legjobb választás. Egy erős alapító vagy ügyvezető jelenléte például egyszerre lehet hasznos és bénító. Hasznos, mert tapasztalata és tekintélye van. Bénító, ha mellette senki nem mer valódi álláspontot képviselni. Gyakori példa egy talpraesett, általában utódjelölt junior moderátorként vagy levezetőként való szerepvállalása.

Nem marketing szövegként írom, de bizonyos helyzetekben érdemes külső facilitátort vagy tanácsadót bevonni, különösen a családi tanács kialakításának elején, érzékeny témák esetén vagy több családi ág részvételekor. A cél nem az, hogy külső ember irányítsa a családot, hanem az, hogy külső puffer tompítsa a feszültséget, és segítsen olyan működési rendet kialakítani, amelyet a család később önállóan is használni tud.

Milyen gyakran ülésezzen?

A családi tanácsnak rendszeresen kell működnie, különben könnyen alkalmi válságfórummá válik. Ha csak akkor ül össze, amikor baj van, akkor a család a tanácsot is a problémákkal fogja összekapcsolni.

A gyakoriság családtól és cégmérettől függ. Egy kisebb családi cégben negyedéves vagy féléves ülés is elég lehet. Generációváltás, utódlási folyamat — különösen az átadás-átvételi szakaszban —, családi alkotmány készítése, tulajdonosi átrendeződés vagy konfliktusos időszak esetén sűrűbb, akár heti-havi egyeztetésekre lehet szükség.

A lényeg nem az ülések száma, hanem a ritmus. Legyen előre ismert, mikor ül össze a családi tanács, hogyan lehet témát javasolni, ki készíti elő a napirendet, és milyen formában kapnak visszajelzést azok a családtagok, akik nem tagjai a tanácsnak.

Mi tartozzon a családi tanács napirendjére?

A családi tanács napirendjére azok a témák tartoznak, amelyek a cégben aktív szerepet vállaló családtagokat érintik. Ilyen napirendi pontok lehetnek:

• a családi alkotmány gondozása és karbantartása,

• a junior generáció bevonása, tanulmányai, fejlesztése, előléptetése,

• a cégben aktív családtagok javadalmazása,

• a családtagokat és a családi vagyont érintő pénzügyi, befektetési és beruházási kérdések családi szempontú előkészítése,

• a családtagok és a szélesebb család, illetve családi ágak egzisztenciájára hatással bíró stratégiai és pénzügyi kérdések,

• családtagok céges szerepvállalása és annak változása,

• személyi kérdések, vezetői és szervezeti változások,

• kommunikáció és információmegosztás a család többi tagjával,

• közös családi események és a családi közgyűlés megszervezése,

• konfliktusok előkészített kezelése.

Fontos határ viszont, hogy a családi tanács nem operatív vezetői meeting. Nem az a dolga, hogy beleszóljon napi céges döntésekbe, munkaszervezésbe, árazásba, értékesítésbe vagy beruházási részletekbe. Ezek a cég megfelelő vezetői és tulajdonosi fórumaira tartoznak.

A családi tanács feladata ezekben a kérdésekben az, hogy a családtagok egységes álláspontját zárt ajtók mögött kimunkálja, mielőtt az a cégben, a tulajdonosi fórumokon vagy a szélesebb családi nyilvánosságban megjelenik.

Szükséges-e mandátum és rotáció?

Igen, érdemes erről előre gondolkodni. A családi tanács tagjai ne örökre legyenek tagok csak azért, mert egyszer bekerültek. A mandátum időtartama, az újraválasztás lehetősége, a kilépés, visszahívás vagy rotáció rendje mind segíthet abban, hogy a testület ne merevedjen be.

A rotáció különösen akkor hasznos, ha a család több generációból vagy több családi ágból áll. Így idővel több családtag tanulhatja meg a családi irányítás működését, és nem alakul ki az az érzés, hogy a családi tanács néhány ember tartós befolyási eszköze.

Nem kell bonyolult, túl formalizált választási rendszert kialakítani. De legyen világos, hogyan kerül valaki be, meddig marad, milyen elvárások vonatkoznak rá, és hogyan adja tovább a szerepet.

A következő bejegyzésben arról lesz szó, hogyan kapcsolódik a családi tanács a céghez, az ügyvezetéshez és a tulajdonosi döntésekhez. Ez azért fontos, mert a családi tanács akkor működik jól, ha nem lépi túl a szerepét: nem irányítja a céget, nem veszi át a tulajdonosok döntési jogát, de segít abban, hogy a család szempontjai rendezett módon jelenjenek meg a családi cég körül.