A családi alkotmány a legtömörebb megfogalmazással arról szól, hogy a vállalkozó család tagjai hogyan működtessék együtt a közös céget, és hogyan kezeljék együtt a cég vagy cégcsoport által megtermelt közös vagyont. Ez egyszerre családi, tulajdonosi, működési, stratégiai és vagyoni kérdés.

Mielőtt azonban ezt a két nagy kérdést kibontaná a család, érdemes egy nulladik kérdéssel kezdeni: miért dolgoznak együtt egyáltalán? Miért akarnak együtt maradni a cég körül? Mit jelent számukra a közös munka, a családi kontroll, az örökség, a felelősség és a következő generáció szerepe? Ez lesz a családi alkotmány alapvetése és értéknyilatkozata. Évszázados hagyományok szerint ez a családi alkotmányok magja, legtömörebb változata: egy közös hitvallás arról, hogy mi tartja össze a családot a vállalkozás körül.

Ezért kapcsolódik szorosan a családi alkotmányhoz a közös értékrend tisztázása. Erről részletesebben a családi értékek a családi cégben: szép szavakból döntési elvek című írás szól.

A gyakorlatban a családi alkotmány megírása és formába öntése három fő szakaszban képzelhető el.

1. szakasz: miért és milyen jövőképért dolgozunk együtt?

Az első lépés az, hogy a családtagok megbeszéljék az alapvető kérdéseket:

• Akarnak-e együtt dolgozni, és egyáltalán miért dolgoznak együtt?

• Mi a család közös jövőképe?

• Hogyan akarnak együtt dolgozni és élni?

• Milyen értékek alapján akar együtt maradni a család a cég körül?

• Mit gondolnak a munkáról, a pénzről és a családi kapcsolatokról?

• Mit jelent számukra a családi kontroll, az örökség, a felelősség és a következő generáció szerepe?

Ezeket a kérdéseket a családnak belső körben, egymás között kell tudnia megválaszolni. Nem azért, mert külső szakértőre később nem lehet szükség, hanem azért, mert ez az a belső családi mag, amelyet nem lehet kiszervezni. Ebből áll össze az a családi egység, amelybe a családtagok később is vissza tudnak kapaszkodni. Ezért indulnak a családi alkotmányok hagyományosan credóként, hitvallásként, értéknyilatkozatként.

Ha ezeket a kérdéseket a családtagok nem tudják közösen megválaszolni, az komoly jelzés. Lehet, hogy olyan alapvető nézet- és értékkülönbségek vannak közöttük, amelyek mellett nem érdemes közös operatív munkára építeni a családi céget. Ha egzisztenciális vagy tulajdonosi okok miatt mégis szükség van az együttműködésre, akkor ezen a ponton már indokolt lehet pszichológus, családterapeuta vagy más megfelelő segítő szakember bevonása. Itt ugyanis elsősorban nem jogi vagy üzleti elakadásról van szó, hanem a családtagok közötti lélektani és kapcsolati dinamikáról.

Ha viszont ezeket a kérdéseket sikerül közösen megválaszolni, akkor a családi alkotmány már eljut egy fontos első állapotba. Egy 2–4 oldalas alapvetés, hitvallás vagy értéknyilatkozat önmagában is értelmezhető dokumentum lehet számos induló, kisebb vagy kevésbé formalizáltan működő vállalkozó család számára.

A közös jövőkép különösen fontos generációváltás előtt, mert nélküle az utódlás könnyen technikai átadásnak látszik. Ezt a kérdést a közös jövőkép nélkül nincs valódi generációváltás című bejegyzés bontja ki részletesebben.

2. szakasz: hogyan működtessük együtt a közös céget?

Ha a család döntött a közös munka és a közös jövőkép mellett, következő lépésként lehet arról egyeztetni, hogy a családtagok konkrétan hogyan működtessék együtt a közös céget. Ide tartozik a stratégia, a vezetés, a szervezet, a családtagok céges szerepe, szakterülete és pozíciója, a döntéshozatal, az előléptetés, a javadalmazás, a következő generáció felkészítése, az utódlás, a családi tanács és a családi közgyűlés működése, az információ megosztás, a konfliktuskezelés és a vitarendezés.

Ezek közül az egyik legérzékenyebb terület az, hogy ki dolgozhat és milyen pozícióban a családi cégben. A családtagi kapcsolódás, a munkavégzés és a vezetői felelősség eltérő döntési logikát kíván.

Ezek első körben szervezeti, működési, irányítási, üzleti és stratégiai kérdések. A családtagoknak ezeket a saját nyelvükön, saját értékrendjük alapján, közös szándékkal és konszenzusra törekedve kell végiggondolniuk. Ha ezeket a kérdéseket sikeresen meg tudják válaszolni, akkor kimondható, hogy a családtagok alkalmasak a közös munkára, és a család valóban vállalkozó szellemű családként tud működni.

Ha viszont ezeket a legmagasabb szintű céges, stratégiai és operatív kérdéseket nem sikerül közösen megválaszolni, az jelzi, hogy nehéz lesz a mindennapi együttműködés. Ilyenkor lehet, hogy egyes családtagokat nem érdemes napi operatív szerepbe helyezni, hanem tulajdonosi, családi vagy más nem operatív szerepben kell kezelni a részvételüket. Külső üzleti szakértő, tanácsadó vagy facilitátor segíthet az elakadás feloldásában, de az anyag lényegi részét a családnak kell letennie az asztalra. Egy családi cégben szükség van olyan családtagokra, akik értenek az üzlethez, a vezetéshez, a szervezetépítéshez és a stratégiához.

A fenti témák kibontásával a családi alkotmány már komolyabb működési dokumentummá válhat. Ilyenkor akár 30–40 oldalas terjedelmet is elérhet, különösen akkor, ha a család részletesen foglalkozik a szerepekkel, döntési fórumokkal, utódlással, családtagok foglalkoztatásával és információ megosztással.

A döntési fórumok azért fontosak, mert a családi, tulajdonosi és céges kérdések más térben kezelhetők jól. Ennek gyakorlati oldalát az irányítási fórumok generációváltás idején című írás mutatja be.

3. szakasz: hogyan kezeljük együtt a közös vagyont?

Az első két szakasz sikeres megugrásával már látható egy olyan család, amely képes közös jövőképet alkotni, együtt dolgozni, céget működtetni és vagyont létrehozni. Ekkor kerül előtérbe a harmadik nagy kérdés: hogyan kezelje a család a közös vagyont?

Ide tartozik a tulajdon, az üzletrész, az osztalék, a vagyontranszfer, az átruházás, a házassági vagyonjogi kérdések, az öröklés, az adózás, a befektetések, a biztosítási és banki megoldások, valamint a családi és céges vagyon elválasztása.

A közös vagyon kezelésénél különösen fontos tisztázni, mi munkabér, mi osztalék, és mi családi juttatás. Ezt a különbséget a ki kap pénzt és milyen jogcímen – osztalék, munkabér és családi juttatás a családi cégben című bejegyzés fejti ki.

A vagyon kezelésének kérdéseihez érve már nélkülözhetetlen az adott szakterületen jártas jogász, adószakértő, banki, biztosítási és befektetési szakember bevonása.

Fontos, hogy ez a bevonás ne egyszerű iratgyártás legyen. A családtagokat kellő mértékben be kell vonni a közös gondolkodásba, és lehetőség szerint hasonló tudásszintre kell hozni őket az adott témában. A junior generációnak is értenie kell például, mi az osztalékadó, mit jelent a házassági vagyonközösség, milyen következménye lehet egy üzletrész-átruházásnak, vagy miért fontos a végrendelet. A konzultációk és workshopok ebben a szakaszban nemcsak szakmai munkát jelentenek, hanem a családi összetartást és közös irányba való tekintést is erősíthetik.

Szakmai véleményem szerint a családi alkotmány ebben a szakaszban se alakuljon át kényszerítő erejű jogi dokumentummá. Praktikusabb, ha lelkiismereti és működési megállapodás marad, és külön dokumentumként hivatkozik azokra a szerződésekre, megállapodásokra és jognyilatkozatokra, amelyek valóban jogi kötőerővel bírnak.

Ez a gondolat kapcsolódik ahhoz az alapelvhez, hogy a családi alkotmány először belső vállalás, és csak ezt követően kapcsolódhat hozzá jogi forma. Erről szól a családi alkotmány: először lelkiismereti megállapodás, aztán jogi forma című írás.

Ennek több oka van. A családi alkotmányt időről időre módosítani, korszerűsíteni és karbantartani kell. Sokkal praktikusabb, ha ezt a család belső körben is meg tudja tenni, és nem kell minden alkalommal egy nagy terjedelmű, összetett, több szakértő által szerkesztett dokumentumot újranyitni. A külső szakértők is elsősorban a saját szakterületükön végzett munkáért tudnak felelősséget vállalni, ezért hasznos, ha az általuk készített megállapodások külön dokumentumként keletkeznek. És ami talán a legfontosabb: ha a szerződések megkötését nem előzi meg biztonságos, családon belüli egyeztetés, akkor nem születik meg az a valódi akarategység, amely később ezek betartásának legfontosabb feltétele.

A családi alkotmány attól lesz erős, hogy a család először saját maga számára tisztázza a közös munka, a közös cég és a közös vagyon alapvető kérdéseit. A sorrend fontos: először a család hitvallása és közös jövőképe, utána a közös cég működtetésének szabályai, végül a közös vagyon kezelése és azok a jogi, adózási, pénzügyi dokumentumok, amelyek ezt megfelelő formába rendezik.